Agence de voyages de groupe au Canada
Voyageurs = tarif de groupe
Croisière, centre de villégiature ou vol
Couchette pour 15-16 payantes
Norme des compagnies de croisière
Types de voyages de groupe
Mariages, entreprises, familles, événements marquants, groupes d’affinités
Nos frais de coordination
Payés par les fournisseurs
Organiser un voyage de groupe est une entreprise fondamentalement différente de la réservation pour une ou deux personnes, et bien la réussir exige une expertise particulière. En tant qu’agence de voyages de groupe au Canada, Phoenix Voyages coordonne des mariages à destination, des voyages de motivation d’entreprise, des réunions de famille, des célébrations d’événements marquants et des voyages pour groupes d’affinités destinés à des clients de l’Ontario et d’ailleurs. Nous nous occupons de la logistique afin que votre groupe puisse se concentrer sur l’expérience.
Les types de voyages de groupe qui font notre spécialité
Mariages à destination
Un mariage à destination, dans un centre de villégiature des Caraïbes, une villa méditerranéenne ou un château européen de charme, crée des souvenirs inoubliables, pour vous et pour chaque invité qui fait le voyage. Phoenix Voyages coordonne tous les aspects liés au voyage : billets d’avion de groupe, blocs de chambres au centre de villégiature, catégories de chambres et échelons tarifaires pour les invités, ainsi que la coordination avec l’équipe des mariages du centre de villégiature.
Nous travaillons en étroite collaboration avec les principales marques caribéennes tout inclus spécialisées dans les mariages à destination (Sandals, Beaches, Excellence Resorts, Dreams, Secrets et Royalton) afin de négocier des surclassements de chambre gratuits, des tarifs de groupe réduits et des forfaits de mariage gratuits pour les couples qui réunissent un nombre admissible d’invités. Un groupe de 10 nuitées-chambres payées peut donner droit à des avantages considérables dans de nombreux établissements.
Nous créerons également une page de réservation dédiée afin que vos invités puissent réserver leurs chambres directement auprès de nous, en sachant que leur réservation est liée au bloc de chambres de votre groupe et qu’elle est dûment protégée en vertu de la réglementation du TICO en matière de protection des consommateurs.
Voyages de motivation d’entreprise
Les voyages de motivation constituent un outil éprouvé pour motiver les équipes de vente, récompenser les employés les plus performants et renforcer la culture d’entreprise. Un voyage de motivation bien conçu (qu’il s’agisse d’une croisière dans les Caraïbes, d’une croisière fluviale en Europe ou d’une semaine dans un centre de villégiature de luxe au Costa Rica) permet de fixer des objectifs inspirants et donne lieu à des anecdotes qui circulent longtemps après la fin du voyage.
Phoenix Voyages conçoit des programmes de motivation d’entreprise de A à Z : choix de la destination, négociation des tarifs aériens de groupe, conclusion de contrats hôteliers, événements thématiques et activités de consolidation d’équipe, attentions de bienvenue aux couleurs de l’entreprise et rapports après le voyage. Nous avons de l’expérience avec des groupes de 8 à 80 personnes et connaissons les exigences de conformité relatives à la documentation des voyages de motivation.
Réunions de famille et voyages multigénérationnels
Organiser une réunion de famille qui convienne à la fois aux grands-parents et aux tout-petits est réellement complexe. Il faut anticiper les catégories de chambres, les besoins en matière d’accessibilité, les exigences alimentaires et des préférences d’activités très différentes. Nos conseillers ont déjà organisé des séjours pour des groupes multigénérationnels dans des complexes tout inclus au Mexique et dans les Caraïbes, affrété de petits navires pour des expéditions familiales et coordonné la location de villas en Toscane et en Provence pour des rassemblements de la famille élargie.
Célébrations d’événements marquants
Les anniversaires de naissance marquants, les anniversaires de mariage et les voyages de départ à la retraite prennent une signification particulière lorsqu’ils sont partagés avec les personnes qui comptent le plus pour vous. Nous vous aidons à concevoir des expériences de voyage de groupe qui semblent conçues sur mesure plutôt que préemballées : soupers privés, excursions-surprises, petites attentions commémoratives qui élèvent l’expérience au-delà d’une réservation de groupe ordinaire.
Groupes d’affinités et clubs
Les clubs de voyage, les équipes sportives, les associations d’anciens, les chorales et les associations professionnelles bénéficient tous des avantages liés aux contrats de groupe que nous pouvons négocier. Si votre groupe compte 8 voyageurs ou plus partageant les mêmes intérêts, il existe presque certainement un produit de voyage conçu pour en tirer parti.
L’avantage pour l’organisateur du groupe : vous n’avez pas à courir après 20 personnes pour obtenir leurs paiements et les renseignements de leur passeport. Nous créons une page de réservation dédiée, gérons les réservations individuelles et envoyons des mises à jour régulières, afin que l’organisateur puisse profiter du voyage plutôt que de devoir le gérer.
Pourquoi faire appel à un spécialiste des voyages de groupe?
Les avantages de faire appel à une agence de voyages spécialisée dans les voyages de groupe vont bien au-delà de la commodité :
- Tarifs de groupe négociés : les compagnies aériennes et les hôtels disposent de services dédiés aux groupes qui proposent des tarifs non accessibles au grand public. Ces tarifs comprennent généralement des modalités de paiement souples, des politiques de changement de nom et le maintien de places en option jusqu’à ce que vos invités confirment leur présence.
- Couchettes et chambres gratuites : la plupart des compagnies de croisière offrent une couchette gratuite pour chaque tranche de 15 ou 16 clients payants. Les hôtels et les complexes hôteliers ont des politiques semblables pour les crédits d’accompagnateur de groupe (« tour conductor », TC). Ces chambres gratuites représentent de réelles économies pour l’organisateur de votre groupe.
- Avantages exclusifs pour les groupes : réceptions-cocktails privées, rabais sur les excursions à terre pour les groupes, sections réservées dans les restaurants, cadeaux de bienvenue aux couleurs de la marque. Ces avantages sont négociés dans le cadre de votre contrat de groupe et ne sont pas offerts aux personnes qui réservent à titre individuel.
- Un seul interlocuteur responsable : au lieu que 20 personnes gèrent chacune leur propre réservation avec des références et des politiques différentes, votre groupe dispose d’un seul conseiller en voyages, d’un seul contrat et d’un seul point de contact si des ajustements s’avèrent nécessaires.
- Protection des consommateurs du TICO : en tant qu’agence inscrite au TICO (numéro d’inscription n° 50028032), les paiements de votre groupe sont protégés. Cela revêt une importance particulière pour les mariages à destination et les réservations d’entreprise, où l’exposition financière peut être considérable.
Parlez-nous de votre groupe
Que vous soyez 8 ou 80, qu’il s’agisse d’un mariage ou d’un séminaire d’entreprise, nous préparerons une proposition sur mesure comprenant des tarifs de groupe, des avantages offerts et une page de réservation dédiée à vos invités.
Destinations de groupe populaires que nous organisons au départ du Canada
- Complexes tout inclus des Caraïbes : Mexique, République dominicaine, Jamaïque, Sainte-Lucie, Barbade : programmes de groupe offerts toute l’année
- Croisières dans les Caraïbes et en Méditerranée : Royal Caribbean, Norwegian, Celebrity, MSC : spécialement conçues pour les groupes
- Europe : croisières fluviales sur le Rhin et le Danube, location de villas en Toscane, circuits multivilles en Espagne et au Portugal
- Alaska : croisières d’expédition à bord de petits navires, circuits terrestres combinant le Denali et l’Inside Passage
- Amérique du Sud et Galápagos : forfaits combinant croisière d’expédition et circuits terrestres pour les groupes en quête d’aventure
Nos conseillers en voyages peuvent également organiser des itinéraires sur mesure pour des groupes ayant des intérêts particuliers : circuits gastronomiques, expéditions photographiques, séjours de golf ou pèlerinages religieux. Parcourez nos offres actuelles adaptées aux groupes pour trouver l’inspiration, ou communiquez directement avec nous pour discuter du projet de votre groupe.
Foire aux questions sur les voyages de groupe au départ du Canada
Combien de personnes faut-il pour effectuer une réservation de groupe?
La plupart des fournisseurs définissent un « groupe » comme étant composé d’au moins 8 voyageurs partageant un même itinéraire, mais le seuil exact varie. Les compagnies de croisière exigent généralement 8 cabines (soit 16 passagers pour un groupe en occupation double). Les hôtels exigent généralement 10 nuitées-chambres. Les compagnies aériennes prévoient 10 sièges pour les contrats de groupe. Pour les groupes sous ces seuils, nous pouvons tout de même négocier des avantages supplémentaires ou appliquer des promotions, mais le processus est différent. Communiquez avec nous et nous vous conseillerons en fonction du nombre exact de participants.
Combien de temps à l’avance faut-il commencer à planifier un voyage de groupe?
Pour les mariages à destination pendant la haute saison (de novembre à avril), il est fortement recommandé de s’y prendre de 12 à 18 mois à l’avance, car les dates de mariage dans les complexes et les blocs de chambres pour groupes se remplissent rapidement. Pour les voyages de motivation d’entreprise, il est préférable de commencer 9 à 12 mois à l’avance afin de tenir compte des processus d’approbation internes, de la communication avec les invités et de la négociation des contrats de groupe avec les compagnies aériennes. Les réunions de famille peuvent parfois être organisées en 4 à 6 mois pour les voyages hors saison, bien qu’il soit toujours préférable de s’y prendre plus tôt pour le choix des chambres et les tarifs.
Que se passe-t-il si certains invités annulent leur réservation?
Les contrats de groupe comprennent généralement des clauses d’attrition : un nombre minimum de chambres ou de couchettes auquel vous vous engagez contractuellement. Nos conseillers en voyages négocient ces modalités avec soin et vous les expliquent en détail avant que vous ne signiez. Nous veillons également à ce que des options d’assurance voyage soient offertes à vos invités dès le moment de la réservation, ce qui peut atténuer le risque d’attrition si des invités annulent pour des motifs couverts.
Organisez-vous des voyages de groupe pour les entreprises de l’Ontario?
Oui : les voyages d’affaires et de motivation constituent une part importante de nos activités liées aux groupes. Nous travaillons avec des entreprises ontariennes de toutes tailles, des petits cabinets professionnels aux grandes entreprises. Toutes les réservations de groupes d’affaires bénéficient des mêmes protections des consommateurs du TICO (numéro d’inscription 50028032) que les voyages d’agrément, ce qui est important pour la conformité et la gestion des risques au sein des entreprises.
Commencez à planifier votre voyage de groupe
Phoenix Voyages est une agence de voyages de groupe inscrite au TICO (numéro d’inscription 50028032) qui sert une clientèle partout en Ontario et au Canada. Nos conseillers en voyages ont coordonné des mariages à destination, des voyages de motivation d’entreprise, des réunions de famille et des voyages de groupes d’affinité vers des destinations sur tous les continents. Parlons de votre projet.
764274 Ontario Inc., faisant affaire sous le nom de Phoenix Voyages | TICO n° 50028032 | 600 du Golf Rd., Hammond, ON K0A 2A0
Ressources connexes : Offres de croisières | Mariages en destination | Agence de voyages de l’Ontario | Protection TICO